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Cursos INAES. Redacción de Actas, Memoria e Informes de Sindicatura

En el marco de los Cursos Abiertos de Formación para Cooperativas y Mutuales dictados por INAES, FACC participó ayer de una capacitación que se llevó a cabo en el Auditorio del Instituto, donde se abordaron la redacción y el espíritu de las actas de Asamblea, Reuniones de Consejo, Memoria e Informes de Sindicatura.
La jornada estuvo a cargo de Verónica Escobar y se reflejaron las formas correctas de redacción, haciendo hincapié en los receptores del mensaje, los requisitos estipulados en las distintas normativas y los errores comunes en los que se suele caer.
Al respecto, destacamos los siguientes tips

Actas de Asamblea

En las Asambleas Ordinarias se trata la documentación del ejercicio económico y la gestión del Consejo de Administración durante ese período.
El orden del día siempre deberá respetar la siguiente estructura:
  1. Elección de dos Asambleístas para firmar el acta junto al Presidente y Secretario.
  2. Consideración de la Memoria, Estado de Situación Patrimonial, de Resultados, Distribución de excedentes, Informes, etc.
  3. Elección de Consejeros Titulares / Suplentes, Síndico Titular / Suplente por vencimiento de mandato / renuncia.
  4. Resto de los temas a tratar (elección de comisión escrutadora, acciones sociales de la entidad, aprobación de honorarios del Consejo y la Sindicatura, etc.)
Respecto a los aspectos formales estipulados en la Resolución INAC 519/74, se destacan los siguientes:
  • Número de acta y clase de asamblea.
  • Lugar de la reunión
  • Fecha de la asamblea, hora de la convocatoria y hora en que se inicia
  • Número total de asociados concurrentes, indicando entre ellos la cantidad de consejeros titulares presentes y sobre asistencia del síndico titular.
  • Número de asociados representados por poder
  • Nombre del Presidente titular o persona que en su reemplazo deba presidir extraordinariamente la asamblea (en este último caso informar las causales).
  • Lectura del Orden del Día. Transcripción.
  • Síntesis fiel del proceso y deliberaciones de la asamblea.
  • Deberán precisarse claramente las resoluciones adoptadas en el tratamiento de cada tema de la convocatoria.
  • Forma de votación en cada caso, conforme al Estatuto Social.
  • Mayorías y casos especiales.
  • Se deberá dejar expresa constancia de que los consejeros titulares, síndico titular, gerentes y/o auditores se abstienen de votar ll considerarse la Memoria, Balance General, demás asuntos relacionados con su gestión y resoluciones referentes a su responsabilidad. Las personas que ocupen los cargos citados en el punto precedente no podrán representar a otros asociados.
  • Hora de cierre de la asamblea.
  • Se consignará al final del texto del acta, los nombres completos de las autoridades firmantes y sus cargos, así como los de los asociados que la asamblea designara para firmar en su representación.
  • No se podrán tratar puntos que no se encuentren estipulados en el orden del día, con la única excepción de la remoción de consejeros y/o síndicos, moción que deberá ser precisamente argumentada por el/los asociado/s que la presente/n.
En las Asambleas Extraordinarias se tratará la documentación del ejercicio económico y la gestión del Consejo de Administración durante ese período.
El orden del día siempre deberá respetar la siguiente estructura:
  1. Elección de dos Asambleístas para firmar el acta junto al Presidente y Secretario.
  2. Consideración de la modificación de Estatuto, Inscripción / modificación de Reglamentos, etc
  3. Elección de Consejeros Titulares / Suplentes, Síndico Titular / Suplente por vencimiento de mandato / renuncia.

Actas de Consejo

  • Número de acta
  • Lugar de reunión
  • Fecha de la reunión y hora de inicio
  • Asistentes
  • Lectura del Orden del Día. Transcripción
  • Síntesis fiel del proceso y deliberaciones
  • Precisará las resoluciones adoptadas punto por punto
  • Hora de cierre
  • Firma de puño y letra de Presidente y Secretario con aclaración y cargo

Memoria

La memoria es el documento informativo sobre la gestión del Consejo y va dirigida a los asociados.
Deberá describir el estado de la cooperativa informando sobre las distintas secciones con las que opera (crédito, consumo, vivienda, etc) actividades y proyectos en curso de ejecución.
Expondrá los motivos de variaciones significativas en las partidas de activo y pasivo.
Mencionará las inversiones y ventas de bienes de uso
Describirá la relación económico – social (si la hubiere) con entidad de grado superior
Operaciones con no asociados
Comunicará en detalle cómo se invirtieron los fondos destinados a educación y capacitación cooperativa (un error común es indicar solamente que, de los excedentes del ejercicio considerado, se destinará el 5% a Reserva Legal, el 5% al Fondo de Educación y Capacitación Cooperativa y el 5% al Fondo de Acción Asistencial y Laboral o para estímulo del personal.
Retribuciones a Consejeros y Síndicos

Informes de Sindicatura

Deberá redactarse con una orientación argumentativa, considerando que se emite una opinión sobre el estado de la cooperativa y lo acontecido durante el ejercicio económico en cuestión
Se hará mención de las reuniones de consejo en las que participó el síndico y de los aspectos más relevantes de las mismas.
También expresará las verificaciones de comprobantes que originaron los movimientos económicos de la cooperativa, resúmenes bancarios, inventario de bienes físicos y constatación con el inventario contable y la realización de arqueos de caja.
Asimismo, describirá la supervisión del padrón de asociados. con los respectivos movimientos de altas y bajas del período, como la totalidad de los libros contables de la cooperativa
Finalmente se referirá a la examinación de la Memoria y Estados Contables confeccionados por el Consejo, dando o no su conformidad